注文書の品番・単位が食い違うときのマスタ照合

何を分けて考えるか

同じ商品でも取引先品番と荷姿単位が異なる。

品番だけを扱う共通の対応表は第95記事へつなげられます。発注単位と入数の有効日が出荷に与える違いを残すことが重要です。

最初に確かめる範囲

このケースで使う記録は、先方品番、自社SKU、入数・換算係数です。品番対応表に有効期間を持たせ、未知の単位は確定せず保留する。

包装の切替で数量が変わる

実績を説明する

旧箱12個と新箱10個が併存し、相手の1ケースがどちらを指すか不明。

条件が変わると何が変わるか

ケースだけ受ける取引先には12を10へ勝手に変更しない。端数出荷や別規格は先方へ戻す。

誰がどこを確認するか

先方は未開梱ケースしか受けない場合、旧12個分を10個箱と端数2個で届けることはできない。数量を確約する前に包装の条件も確認する。

入数を切り替える日をどう決めるか

旧包装12個と新包装10個が倉庫に併存する期間は、発注の「1ケース」を自社在庫のどちらに割り当てるか、先方と合意が要ります。例えば11月の注文を旧規格の12個で受け、新規格10個を1箱と2個で納める案では、入数の変換と端数出荷の可否を別々に判断します。

取引先がケース単位しか受け取れないなら、12個を無断で10個へ減らさず確認待ちにします。実績には注文時の単位、倉庫で使った荷姿、換算の版を保存します。次回の包装変更で過去の注文が別の個数へ再計算されないことを受入試験に含めます。

条件が変わるときの判断

相手コード、注文単位、実荷姿、適用日を組にし、換算を注文行へ保存する。

記録と処理を設計する

相手先コード、自社コード、受注単位、基準単位、入数、適用期間を持ち、割り切れない換算と未承認コードを保留にします。現物の表示と納品書の単位を検品時に照合します。

試す作業　品番対応表に有効期間を持たせ、未知の単位は確定せず保留する。

現場で先に確認する条件

品番を相手コードで検索できても、包装単位と入数が受注画面で見えないと担当者が推測します。日付を跨いで包装変更が反映されるなら、受注日と出荷日のどちらで換算するかも合意します。

基準単位への換算結果を戻せるテストを用意します。注文のケース数と検品の個数に端数が出た場合には、小分けの可否を確認し、整数へ丸めるかの処理を担当者が選べるようにします。

記録に残す項目

• 先方品番
• 自社SKU
• 入数・換算係数

改善の結果を確かめる

改善の前後で「単位変換エラー件数」を比較します。集計の対象、期間、観測できなかった件数も残します。単位変換エラー件数です。改善前後で件数や時間を比較する場合は、受注行数や訂正件数を分母にすることが必要です。担当や物量が変わると単純な件数比較は誤解につながるため、対象条件も併記します。

記録には「対象期間／分母／改善前／改善後／増減の理由／現場負担の変化」を設けます。数値が改善しても、そのために別部署へ転記や問い合わせが移動していないかを確認してください。

試行で確かめる落とし穴

確認したいのは「ケースとバラを誤って同数として処理する」という状態が残るかどうかです。

読み合わせと実地確認

再現する場面

同じ相手コードの旧包装と新包装を登録する

確認する範囲

商品と入数の対応、受注・出荷の両単位を照合する

判断できる状態

適用時期に沿って換算し、端数や未知コードを保留できる。

運用を選ぶときの追加の論点

注文書の品番は同じでも、包装変更の前後で入数が変わる場合があります。取引先が注文した日、双方が変更を承認した日、現物を出荷した日を並べて、どの日を換算に使うか合意します。端数や未知単位があれば担当へ返し、元の表記を消さず倉庫と営業に同じ結果が見えることを確かめます。

社内で説明して引き継ぐ

元注文単位、基準数量、現物の荷姿と変換版を見せて、同じ品番でも起きる差を説明する。

同僚に聞く

ケース単位のみ受ける顧客に新包装をどう提案するか？

関連する判断　荷姿マスタを作る：箱寸法・重量・入数を使い回すための設計 / 物流データの品番がつながらない：商品コード対応表の作り方

参照できる一次資料

• GS1 Japan「GTIN（商品識別コード）」

  商品としての識別粒度とJAN・集合包装コードの関係を確認する。

重要一次ソース一覧