取引先がFAXをやめられないなら何を電子化する？二重運用の設計

何を分けて考えるか

FAX送信自体は残しても社内転記だけは削減できる。

EDIの移行が課題なら第10記事、OCRの採算が課題なら第13・106記事です。ここではFAXが残る前提で運用を一本化する範囲を決めます。

最初に確かめる範囲

このケースで使う記録は、受信窓口、標準化できる項目、残る紙原本です。取引先には現行方式を残し、社内ではデータ登録・検索・履歴を先に整備する。

紙で届く訂正を電子指示に反映する

実績を説明する

同じ相手注文番号から初版と訂正FAXを結び、倉庫へ一つの確定版を流す。

条件が変わると何が変わるか

OCRが止まった日の手入力を復旧後に再取込すると重複。原本と手入力の結果を結ぶ。

誰がどこを確認するか

営業がFAXを確認し倉庫は電子だけを見る運用では、受注IDが一致していても倉庫が訂正を未確認のことがある。最新の受領を確認してから出荷確定にする。

紙で来る訂正に機械側で対応する

初版のFAXを電子化した後で、同じ相手注文番号の数量訂正が届くケースを試します。先に受け取った注文行と訂正原本を結び、訂正対象になった列と有効版を表示します。倉庫が旧指示で荷物を準備済みなら、電子側の数量を変えただけで現物も修正済みにしません。

OCR停止中に担当者が取り込んだ受注は、復旧後に同じ受信原本からもう一度登録されるおそれがあります。手入力でも共通の受注IDを使い、元原本と登録結果を残します。復旧後はまず未登録だけを抽出し、受注の重複、訂正漏れ、指示の最新版を別々に照合します。

条件が変わるときの判断

受信原本を保存し、社内は確認済みの正本だけを倉庫へ渡す。

記録と処理を設計する

取引先には現状と同じ折返し方法を使い、社内処理は登録・確認・倉庫指示の担当間で統一します。OCRが停止した場合の手入力を同じ受注IDとログに戻せるようにします。

試す作業　取引先には現行方式を残し、社内ではデータ登録・検索・履歴を先に整備する。

現場で先に確認する条件

FAXを残す先でも、倉庫への指示を受注担当の独自ファイルから切り離せば、受け口と内部の版管理を別々に直せます。入力漏れが多い先は、最初にFAXの受領確認と処理待ちの表示を試します。

障害で人が入力している間に装置が復旧したとき、既に登録した注文をもう一度処理しない仕組みが要ります。紙を見ながら作った指示に手入力由来の印を付け、原本の到着順も参照できます。

記録に残す項目

• 受信窓口
• 標準化できる項目
• 残る紙原本

改善の結果を確かめる

改善の前後で「FAX後の再入力回数」を比較します。集計の対象、期間、観測できなかった件数も残します。FAX後の再入力回数です。改善前後で件数や時間を比較する場合は、受注行数や訂正件数を分母にすることが必要です。担当や物量が変わると単純な件数比較は誤解につながるため、対象条件も併記します。

記録には「対象期間／分母／改善前／改善後／増減の理由／現場負担の変化」を設けます。数値が改善しても、そのために別部署へ転記や問い合わせが移動していないかを確認してください。

試行で確かめる落とし穴

確認したいのは「相手のDX準備を待って自社改善まで止める」という状態が残るかどうかです。

読み合わせと実地確認

再現する場面

一社でFAXは継続し、内部の受注指示だけを電子化する

確認する範囲

訂正FAX、システム停止中の手入力、復旧後の照合を試す

判断できる状態

処理の入口が複数でも確定版が一つになる。

運用を選ぶときの追加の論点

社内を電子化しても、取引先の原本を探せなければFAX訂正の有効性を説明できません。受注IDと原本の対応を固定し、口頭の訂正と新しい原本を別の履歴に残します。倉庫側へ旧版が配布済の場合に、修正版を受領したことと、現物の作業を止められたことの両方を確認します。

社内で説明して引き継ぐ

顧客のFAX受付は維持しつつ、社内の変更履歴、保留、倉庫の受領を説明する。

同僚に聞く

旧版で準備した箱が残る場合に作業を誰が止めるか？

関連する判断　FAX注文の転記ミスを減らすには？受信から出荷指示までの改善手順 / FAX受注の改善はOCRかWeb受発注か？月間件数と相手先で診断

参照できる一次資料

• GS1 Japan「流通BMS」

  受発注や出荷データを交換する標準を調べる。適用範囲は取引先と確認する。

重要一次ソース一覧