物流SaaS導入後にExcelへ戻る現場をどう立て直すか

何を分けて考えるか

新システムが使われない原因をユーザー行動で測る。

運用側の改善と受入条件の不足を切り分け、第104記事の終了条件を使います。

最初に確かめる範囲

このケースで使う記録は、システム入力時刻、Excel更新回数、入力待ち理由です。同じ情報の二重登録を発見し正本を宣言、例外だけ暫定表に残す。

Excelへ戻った仕事を再現

実績を説明する

返品だけ旧表に戻り、新側で隔離と再販が反映されない。

条件が変わると何が変わるか

使い方を知らない、権限がない、機能自体がない場合の改善は異なる。

誰がどこを確認するか

返品だけExcelに戻った作業者に、通常権限のまま隔離と良品戻しを試してもらう。操作で解決するものと権限対応が要るものを伝える。

Excelへ戻った場面を担当者と再現する

通常の入庫は新システムで処理でき、返品だけ旧表を使うなら、例外の入力から始めます。返品が未検査のまま販売可能数へ入ってしまうのか、隔離へ移す権限が現場にないのかで対処が違います。操作を再現し、入力と承認の間に必要な情報を探します。

機能は使えるが画面が分かりにくいなら、設定と教育を試します。機能がなく表で補う必要があるなら、誰がどの時点で転記し、戻るまで何件を保留するか合意します。Excelをやめた件数と、新側で例外を処理できた件数を別に記録します。

条件が変わるときの判断

戻った場面を再現し、教育、操作、権限、例外機能のどこを直すか決める。

記録と処理を設計する

同じケースを両経路で操作し、手間と未反映データを棚卸しします。

試す作業　同じ情報の二重登録を発見し正本を宣言、例外だけ暫定表に残す。

現場で先に確認する条件

システムからExcelへ戻った担当に、操作しやすさだけを聞くより、どの異常作業が残り、その結果を誰に渡すかまで確認します。見かけの利用率と、正本がどこにあるかが違う場合があります。

対策が教育で済むのは操作で実現できる時です。機能不足なら例外時の権限と初期データを修正します。移行再開時は現場で新旧を同じ件数で並べて試します。

移行前後の開始点

切替時は棚の数字だけでは足りず、未完了、移動中、保留、未承認の作業を持ち越す必要があります。終了と開始の時刻を示し、計数を終えた後に例外出荷した明細も扱えるかを検証します。

記録に残す項目

• システム入力時刻
• Excel更新回数
• 入力待ち理由

改善の結果を確かめる

改善の前後で「システム入力率」を比較します。集計の対象、期間、観測できなかった件数も残します。システム入力率です。改善前後で件数や時間を比較する場合は、対象利用者と対象レコード数を固定することが必要です。担当や物量が変わると単純な件数比較は誤解につながるため、対象条件も併記します。

記録には「対象期間／分母／改善前／改善後／増減の理由／現場負担の変化」を設けます。数値が改善しても、そのために別部署へ転記や問い合わせが移動していないかを確認してください。

試行で確かめる落とし穴

確認したいのは「抵抗感という印象だけで現場を責める」という状態が残るかどうかです。

読み合わせと実地確認

再現する場面

現場がExcelへ戻る例外を担当と再現する

確認する範囲

新システムの機能、操作、権限、現場の負荷を比較する

判断できる状態

教育だけで対応可能か運用・機能の変更が必要かを分けられる。

運用を選ぶときの追加の論点

現場の担当が使わない機能は、一日の作業時間のどこで新画面を開くはずだったか確認します。例外で必要な情報を見られずExcelに戻るなら、使い方を講習するだけで解決できません。新旧を同じ一件で動かし、権限、表示、戻し方、二重入力を比べます。解消した内容を受入試験へ戻し、他の担当も同じ例を処理できるか確かめます。

現場説明会は同じ帳票で新旧を実演する

旧運用のFAX確認から転記、倉庫への連絡までを一件の注文で示し、新運用で担当と作業がどう変わるかを比較します。通常と例外を一件ずつ現場担当が操作し、止まった時の連絡先を確かめます。

このケースの確認CSV

社内で説明して引き継ぐ

本人と同じ一件を操作し、現行負担と新側で必要な変更、旧表を止める条件を共有する。

同僚に聞く

繁忙期限定の手順なら終了時にデータを本系へ戻せるか？

関連する判断　新しいSaaS導入後のExcel二重運用をやめる手順と検収項目 / WMS比較前に確認する12の例外業務：返品・ロット・移動・棚卸

参照できる一次資料

• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」

  管理者の把握、アクセス管理、退職時・事故時の対応の確認に使う。

重要一次ソース一覧